קידום מטרות אסטרטגיות בעזרת דו"ח KPI

מהו דו"ח KPI

דו"ח KPI הוא דו"ח המרכז את המדדים המרכזיים שמעניינים את החברה. דו"ח KPI מוצלח מאפשר לראות במבט חטוף אחד האם החברה עומדת ביעדים שהיא הגדירה לעצמה.

תהליך יצירת דו"ח KPI

על מנת שהדאטה אנליסט ייצור דו"ח KPI, עליו לדעת מהם היעדים המדידים שהחברה מעוניינת בהם או במילים אחרות מהם ה- KPI’s שהחברה רוצה למדוד (KPI – Key performance indicators).

לכל חברה יש יעדים שהיא רוצה להשיג ולכן על פניו קביעת ה- KPI’s שרוצים למדוד צריכה להיות משימה פשוטה. בפועל כאשר הדאטה אנליסט מבקש מהמנהלים לפרוט את היעדים ל KPI’s כמותיים המשימה הופכת למורכבת ואף יכולה להתחיל תהליך עומק וחשיבה אסטרטגית על הכיוון שהחברה הולכת אליו.

הגדרה אופרטיבית של מדדי ה- KPI’s.

נניח לרגע שקבענו שאחד היעדים החשובים לחברה הוא גיוס לקוחות חדשים. מכאן עולה השאלה: איך נגדיר לקוח חדש? האם לקוח שהשתמש פעם אחת במוצר או בשירות שלנו ולא חזר נחשב לקוח חדש? או שמא רק לקוח שהשתמש לפחות פעמיים בשלושת החודשים הראשונים מאז ההרשמה הוא לקוח חדש?

סוגיה נוספת במדידת היעדים היא בחירת המדד הסטטיסטי עבור היעד. אם למשל נקבע שלחברה חשוב לעקוב אחר ההכנסה מהלקוחות, האם נרצה לדעת מה ההכנסה מלקוח ממוצע או שנעדיף להשתמש בחציון? אם הדאטה אנליסט יבחר בממוצע התמונה עלולה להתעוות כאשר ההתפלגות היא לא הומוגנית כי אם יש הכנסה גבוהה מאד ממספר מועט של לקוחות הממוצע יקפוץ למעלה בעוד שההכנסה ממרבית הלקוחות נמוכה יותר. 

קביעת חלון זמן לדו"ח

כל דו"ח קבוע מתאפיין בחלון זמן שאליו מתייחסים הנתונים. ישנם דוחות שהנתונים מתעדכנים ברמה חודשית, ברמה שבועית וברמה יומית. לרוב דוחות KPI הם חודשיים וה- KPI’s יתייחסו לחודש של הדו"ח. למשל בדו"ח של חודש נובמבר 2019 נראה את מספר המשתמשים הפעילים שהיו בחודש נובמבר 2019.

מאפיינים ופילוחים

קביעת היעדים לבדה אינה מספיקה. את היעדים שנקבעו נרצה לפלח לפי המאפיינים של הלקוחות ולכן יש לקבוע גם מהם המאפיינים החשובים לחברה. מאפיינים יכולים להיות: מגדר, מדינה, תנועה אורגנית וכו'.

השוואות ועמידה ביעדים

קשה להסיק מסקנות ממדדי ה- KPI לבדם ולכן תמיד כדאי להשוות אותם ל KPI’s של חודש שעבר או לעונה הקודמת כדי שנוכל להבין את ההקשר של התוצאה החודשית. ניתן גם להשוות אותם ליעדים שנקבעו מראש למשל – האם מחזור המכירות החודש עלה על מיליון ש"ח. הבחירה לאיזה נקודת התייחסות להשוות את המדדים תלויה בסביבה העסקית. בעסקי התיירות למשל נהוג להשוות את הנתון לאותו חודש בשנה שעברה כיוון שבכל חודש במהלך השנה הלקוחות מתנהגים אחרת.

טרנדים \ גרף מגמה

לעיתים השוואה של ה- KPI’s לתוצאה של חודש קודם אינה נותנת לנו את התמונה המלאה, לכן בנוסף להשוואה אפשר לבחור כמה מדדים (או אפילו את כולם) ולצייר את גרף המגמה של השנה או שנתיים האחרונות. הוספת גרף מגמה למדד KPI נותן הקשר רחב יותר להבנת התוצאה החודשית.

הצגה ויזואלית

ישנם אינסוף אפשרויות והמון מקום ליצירתיות כאשר מציגים דו"ח KPI, והמשימה של הדאטה אנליסט היא לקחת את כל המידע מבסיסי הנתונים בעזרת שאילתות מורכבות ולבנות מהתוצאות את הדו"ח בצורה בהירה ונעימה שתאפשר הבנת מצב החברה בקלות ובמהירות.

בקטעים הבאים בחרתי כמה דוגמאות ויזואליות שאפשר ללמוד מהן. הדוגמאות נוצרו בכלי Power Bi שהוא כלי מצוין בשביל לבנות דוחות KPI אך ישנם גם טובים אחרים.

הצגת מדדי KPI