שיפור הרווחיות ללא מאמץ בעזרת דוחות BI

מהם דוחות BI?

דוחות BI מרכזים את הנתונים החשובים ביותר של החברה (KPIs) ומציגים אותם בצורה ויזואלית באמצעות גרפים, טבלאות ותרשימים דינמיים. דו"ח BI איכותי מספק תמונת מצב עדכנית על ריווחיות החברה, מגמות (Trends) של מדדים מרכזיים ופילוחים לפי סגמנטים החשובים לחברה (למשל סניפים, סוכני מכירות, פריטים וכו').

כאשר דו"ח BI בנוי בצורה נכונה, הוא יכול לאפשר למנהלים להגיע לתובנות בצורה קלה ומהירה ולענות על שאלות עסקיות שיסייעו בקבלת החלטות.
עם התפתחות ה-AI, דוחות BI יכולים כיום לספק גם תובנות אנליטיות מתקדמות שלא ניתן להבחין בהן במבט ראשון.

למשל, איתור מוצר שולי שהמכירות שלו החלו לנסוק בעקבות טרנד שרץ ברשתות החברתיות.

דוחות BI ניתן לייצר בעזרת כלים כגון Power BI, טאבלו, קליקנסנס ואפילו אקסל.

(הערה – המונח BI מקורו בראשי התיבות Business Intelligence, ויש המכנים דוחות אלו גם דאשבורדים.)

דוגמה לדוח BI

האם ניתן ליצור דוחות BI על מערכות ERP?

במערכות ה-ERP קיימים דוחות ניהוליים בסיסיים, אך לעיתים דוחות אלו אינם מספקים מענה מלא לשאלות העסקיות המורכבות שעולות מהשטח. לכן, נוצר צורך בפיתוח דוחות BI חיצוניים למערכות ה-ERP.
מנהלים בחברות המשתמשות במערכות אלו נתקלים לא אחת בטענה כי לצורך הפקת דוחות ניהוליים וניתוחים מעמיקים נדרש להקים מערכות BI מורכבות ויקרות.

ואכן, במקרים מסוימים נדרש מערך BI ייעודי ליצירת דאשבורדים וניתוחי עומק. עם זאת, בחלק מהמקרים ניתן להפיק דוחות BI המתבססים על מערכות ה-ERP או על דאטה־בייס, גם ללא מערכות BI יקרות.

בפתרון שאני מציע ניתן להפיק דוחות BI ואנליזות ברמה גבוהה מבלי להקים דאטה־בייס ייעודי או להטמיע מערכות BI.
הפתרון מאפשר ניתוח נתונים ברמה של חברות היי-טק במחיר מוזל וללא מאמץ מיוחד מצד החברה, והוא המתאים לחברות שאינן יכולות להרשות לעצמן להקים מערך BI מורכב או להעסיק אנליסטים.

לצורך הפקת הדוחות אני עושה שימוש באלגוריתמים סטטיסטיים שפיתחתי בשפת Python ובכלי ניתוח מתקדמים נוספים, המספקים יכולות שקשה להשיג בכלי BI מסורתיים. את תוצאות הניתוח אני מייצא לדוחות BI באקסל.

מי קהל היעד של דוחות ה-BI?

הדוחות מתאימים למנהלים, לאנשי שיווק ולנציגי מכירות שברשותם מערכת ERP או בסיס נתונים המאפשרים ייצוא של נתוני מכירות מהחודשים האחרונים.

על איזה מערכות ERP ניתן להפיק את הדוחות?

בין המערכות הנתמכות ניתן למנות את:
חשבשבת, פריוריטי, SAP Business One , אשכול , אלמוג , ריווחית, כספית ועוד…

ניתן להפיק את הדוחות גם עבור חברות שכבר מחזיקות בסיס נתונים או מערכות BI קיימות.

איך ניתן להפיק דוחות BI ללא מערכות חיצוניות?

על מנת להפיק את הדוחות, כל שנדרש הוא לייצא מדי חודש קובץ אקסל או CSV ממערכת ה-ERP המכיל את נתוני הרכישות, ולהעביר אותו אליי לצורך העיבוד.
כיוון שהעיבוד מתבצע על נתונים שנשמרים בכלי ה- ERP או בדאטה-בייס פנימי, אין צורך בהקמת בסיס נתונים ייעודי או בתחזוקת מערכת מורכבת.

לאחר עיבוד הנתונים, אעביר אליכם דו"ח BI מבוסס Excel, מוכן לשימוש וקל לתפעול.

מה כלול בדוחות BI?

דו"ח ה-BI הראשי הוא דו"ח חודשי המפרט את המדדים המרכזיים הקשורים למכירות וללקוחות שביצעו רכישות במהלך החודש. באמצעות הדו"ח ניתן לקבל תמונת מצב כוללת ועדכנית של פעילות המכירות בעסק. הדו"ח עוקב אחר מדדי רווחיות שונים, כגון הכנסות ורווחיות גולמית, ומאפשר ניתוח מעמיק של הנתונים לפי פילוחים מגוונים כגןן לקוחות, מוצרים או סוכני מכירות. כך ניתן לזהות מגמות, פערים בביצועים והזדמנויות לשיפור.

הדו"ח מספק למנהלים ולבעלי העסק כלי מרכזי לקבלת החלטות מושכלות, שכן הוא מציג בצורה ברורה ושקופה את מצב הרווחיות בעסק ואת הגורמים המרכזיים המשפיעים עליה. בנוסף, הוא מאפשר לזהות נקודות חוזק וחולשה, וכן תחומים הדורשים תשומת לב, שיפור או אופטימיזציה.

הדו"ח כולל דוחות משנה עם פירוט מלא של כלל הלקוחות שביצעו רכישות במהלך החודש, פירוט המוצרים שנרכשו, לקוחות נוטשים, ופילוחים נוספים המותאמים לצרכים העסקיים של החברה.

התאמה אישית של הדוחות

לכל חברה חשוב לעקוב אחר מדדים שונים ולנתח את הנתונים לפי סגמנטים הרלוונטיים לפעילותה. לדוגמה, חברות העוסקות במכירת מוצרים ירצו להתמקד במדדים כמו רווח גולמי, בעוד שחברות המתמחות בשילוח יתעניינו במדדים כגון זמן משלוח ממוצע. בנוסף, יש חברות שירצו למדוד את ביצועי סוכני המכירות שלהן, ואחרות יעדיפו לנתח את ההצלחה לפי אזור גיאוגרפי או עיר מגוריו של הלקוח.

הדוחות שאני מפיק ניתנים להתאמה מלאה לכל סביבה עסקית, וכוללים יצירה והגדרה של מדדים ופילוחים בהתאם לצרכים ולמוקדי העניין של כל חברה.

דוחות אנליטים מתקדמים

בנוסף לסט הדוחות שהוזכר קודם לכן, ניתן להפיק גם דוחות אנליטיים מתקדמים הכוללים שימוש ב-AI ובכלים סטטיסטיים מתקדמים מתחום ה-Data Science. דוחות אלו מאפשרים, בין היתר, זיהוי מגמות באופן אוטומטי, איתור לקוחות נוטשים לצורך ביצוע פעולות שימור לקוחות, וניתוחים מתקדמים נוספים התומכים בקבלת החלטות עסקיות.

אודות

שמי יובל מרנין, ואני מומחה לניתוח נתונים, אנליטיקה ודוחות BI, עם ניסיון של למעלה מ-15 שנים.

במהלך הקריירה שלי עבדתי במגוון תחומים, כולל פינטק, קמעונאות, תחבורה ועוד. צברתי ניסיון בעבודה עם חברות ישראליות גדולות, סטארטאפים קטנים וחברות הון סיכון, והתמחיתי בהפיכת נתונים לתובנות עסקיות משמעותיות.

מהניסיון הרב שלי בתחום ניתוח הנתונים, אני סבור שחברות יכולות להפיק ערך רב מהנתונים שכבר קיימים במערכות ה-ERP שלהן – גם אם אין להם מערך BI מורכב ויקר.

ליצירת קשר והדגמה של השירות ניתן לפנות אלי:

LinkedIn | Facebook | [email protected]

שאלות ותשובות

מה נדרש על מנת לקבל את השירות?

על מנת לקבל את השירות, יש לייצא את נתוני המכירות ממערכת ה-ERP (כגון פריוריטי, חשבשבת, SAP וכדומה). יצוא כזה יכול להתבצע על ידי איש התחזוקה של מערכת ה- ERP.

האם יש צורך בהתחייבות לתקופת זמן כדי לקבל את דוחות ה- BI?

אין צורך להתחייב, ניתן לסיים את ההתקשרות בכל עת.

אם יש לי דאטה־בייס ומערכת BI, האם עדיין אוכל לקבל את השירות?

בוודאי! כל שנדרש הוא להפיק דוח מכירות מפורט מהדאטה־בייס או ממערכת ה־ERP, ועל בסיסו ניתן לקבל את השירות והדוחות.